項目管理軟件作為一個類別已經(jīng)發(fā)展到包括一系列產品，從以團隊為中心的工作管理工具到企業(yè)級項目組合管理解決方案。是什么因素導致這一變化的？

近期，Capterra調查了數(shù)百名同行，了解誰在使用項目管理軟件，他們使用什么標準來評估和比較解決方案，以及他們從投資中看到了什么結果。

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關鍵要點

1. 功能仍然是項目管理軟件購買決策中最重要的因素。然而，價格已成為用戶的第二大擔憂（超過易用性）。

2. 很明顯，用戶的成本意識在購買決策中發(fā)揮著關鍵作用：49％的用戶開始搜索，預計每年支付的費用不到5000美元，49％的用戶最終會花費這么多。

3. 人們需要PM工具，他們昨天需要它們：69％的用戶花了不到6個月的時間選擇他們的PM軟件，54％的用戶花了不到6個月的時間來實現(xiàn)軟件。

4. 任務板是那些沒有它們的人最想要的功能，而甘特圖是擁有它們的人最容易被忽略的PM軟件功能。總體而言，任務管理，協(xié)作和報告等基本功能的使用頻率高于高級功能。

5. 用戶對他們的PM工具基本滿意，報告了幾個方面的積極成果。最重要的改進是按時完成的項目數(shù)量，而受影響最小的領域是贊助商支持。

誰使用項目管理軟件？

我們向400名項目管理專業(yè)人員詢問了他們用于管理組織中項目的工具。受訪者分成大約一半使用PM軟件，另一半使用手動方法、電子表格或辦公管理工具（例如Google Apps或Microsoft Office）。以下是受訪者在這兩個群體中的人口統(tǒng)計數(shù)據(jù)如何分解：

雖然PM軟件的采用在各個行業(yè)和企業(yè)中都很普遍，但無論規(guī)模大小，很明顯，初創(chuàng)公司和非常小的企業(yè)缺乏采用率。例如，22％的小企業(yè)（年收入不到100萬美元）不使用PM軟件，相比之下只有11％; 并且，有1到5名員工的企業(yè)中有12％不使用PM軟件，相比之下只有2％。這表明雖然電子表格和手動方法通常是小型團隊和企業(yè)的首選工具，但最終他們的項目和流程變得非常復雜，需要自動化工具。

PM軟件在幾乎所有規(guī)模的企業(yè)中的一致采用表明，該技術為組織提供了明確的投資回報率和近乎普遍的利益。

公司如何選擇項目管理軟件？

我們要求197PM軟件用戶在購買決策中對各種因素的重要性進行排名，包括功能、價格和軟件流行度。結果表明，功能性仍然是選擇PM軟件的最重要因素，就像我們在2015年發(fā)布第一個PM軟件用戶報告時一樣，然而，與四年前相比，用戶對易用性的關注程度要低得多，并且顯著更關注價格。（我們將在下一節(jié)中深入探討用戶的成本意識如何影響軟件購買）。

功能（更確切地說，缺乏正確的功能）也是用戶過去切換PM工具的主要原因。這就是為什么在開始搜索之前評估用戶需求非常重要的原因，這樣您就可以確定與必備功能相比較的必備功能。以這種方式打破功能將幫助您審查預期產品并做出最終購買決定。

在分析您的需求時，請考慮以下事項：

• 您需要功能齊全的PM解決方案嗎？或者您正在尋找針對任務管理或協(xié)作的東西嗎？
• 您的團隊需要的關鍵功能是“開箱即用”，還是需要自定義或集成，例如為IT團隊添加問題跟蹤或票務？
• 您是否有需要專門解決方案的行業(yè)特定需求？例如，用于人力資源或營銷的PM軟件與通用解決方案。
• 有多少用戶需要訪問系統(tǒng)？
• 您正在尋找哪種部署方法，基于云還是已安裝？

我們還詢問用戶在做出最終購買決定之前他們演示了多少產品，結果令人驚訝：在購買他們的PM工具之前，只有29％的人演示了兩個以上的解決方案。

在購買之前，演示是評估功能和審查易用性的最佳方式。訣竅不是讓供應商控制演示，而是提前提供過程和工作流程的詳細概述，以便他們可以根據(jù)您的具體需求定制演示。在演示期間，根據(jù)以下標準對產品進行評分（例如，按一到五個等級對產品進行排名）：

• 該工具如何滿足用戶要求？
• 訪問重要功能需要多少次點擊？
• 顏色，標簽和自定義字段是否有助于或阻礙導航？
• 該工具對新用戶是否直觀？如果沒有，有哪些支持和培訓選項？

當然，不要演示每個可能合適的產品。首先，將您的選項范圍縮小到三到五個產品的候選名單，然后至少演示您的前三個選項。

公司如何購買和實施項目管理軟件？

我們詢問受訪者他們期望PM軟件在搜索開始時的成本以及他們實際花在這項技術上的費用（每年以美元計）。結果表明，總體而言，用戶在開始之前就已經(jīng)非常了解他們的預算。

明顯的例外是每年10,001美元到25,000美元的價格范圍內的工具，相比于在搜索開始時預計支付這筆費用的用戶數(shù)量的兩倍（18％對9％）。

我們看到價格范圍在25,001美元到50,000美元之間的工具趨勢相同，盡管這個百分比要小得多（實際支付這個數(shù)額的8％，而計劃為4％）。

預期成本與實際支出之間的差距可能表明用戶需要在基本任務管理和協(xié)作之外的更高級功能（例如資源管理、預算等）。為了獲得這些功能，他們必須升級到更昂貴的許可證。

設定準確的價格預期的關鍵是了解您需要購買軟件的用戶數(shù)量，以及每個許可證的成本。下表顯示了在這些價格范圍內購買工具時每年花費的細分*：

*預算估算不包括與設置、維護、支持等相關的成本

我們還詢問用戶需要多長時間才能找到并實施他們的PM解決方案。結果表明，用戶不需要花費很長時間來評估和選擇他們的PM軟件，也沒有花費很長時間讓用戶快速掌握新工具：

• 69％的人花了不到六個月的時間來評估PM工具
• 54％的人花了不到六個月的時間在他們的組織中實施新工具

這里的關鍵點是，如果您為團隊配備了充足的培訓和入職資源，那么您可以安全地預測，您自己的PM軟件實施將反映絕大多數(shù)同行，并且需要不到一年的時間。

最后，我們向用戶詢問了當前PM工具的部署方法，發(fā)現(xiàn)大多數(shù)人使用基于云的解決方案（60％使用內部部署/桌面解決方案占40％）。

這一發(fā)現(xiàn)反映了消費者向基于云的工具的更大轉變，這些工具可以跨所有設備實時訪問信息和更新。事實上，根據(jù)透明市場研究公司（Transparency Market Research）的市場增長報告，到2026年，基于云的PM工具市場預計將達到66.8億美元。

公司如何使用項目管理軟件？

我們?yōu)橛脩籼峁┝艘幌盗泄δ埽⒁笏麄?選擇是否擁有并使用它，是否擁有它并且不使用它，以及它們是否擁有它但希望它們能夠使用它。最常用的軟件功能包括：

• 任務管理
• 報告
• 合作

擁有它們的用戶最被忽視的軟件功能包括：

• 甘特圖
• 風險管理
• 任務板

那些沒有它們的人最想要的軟件功能包括：

• 任務板
• 投資組合管理
• 甘特圖

結果反映了項目管理軟件的類別如何從專為技術用戶設計的工具（即項目經(jīng)理）演變?yōu)榘榉羌夹g業(yè)務專業(yè)人員設計的工具，即團隊負責人和“ 意外項目經(jīng)理”。后者通常需要一般的工作管理解決方案，以幫助他們管理工作流，組織任務和活動，以及在共享工作區(qū)中進行協(xié)作。這些工具有助于捕獲工作執(zhí)行，并為各種利益相關者提供實時通知和數(shù)據(jù)可視化。

同時，具有較高PM成熟度的項目經(jīng)理和組織將需要更多傳統(tǒng)的PM工具來幫助他們執(zhí)行項目（具有設定范圍、時間表和預算/資源的獨特計劃）。這些工具可幫助他們計劃監(jiān)控和控制成本、進度和資源，從而實現(xiàn)價值并滿足項目成功標準。

這里的建議非常簡單：在開始搜索之前，評估您是否需要協(xié)作工作管理工具或更傳統(tǒng)，更先進的PM解決方案。

為避免支付您不使用的功能，請投資一個適合您當前需求的工具，以及您認為未來兩到三年可能需要的工具。此外，很可能在此時間范圍內，您的用戶需求將發(fā)生變化，并要求您重新評估PM工具。在我們的調查結果中證實了這一點：93％的用戶使用他們當前的PM工具五年或更短時間，而只有7％的用戶使用它超過五年。

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項目管理軟件的投資回報率是多少？

我們向用戶詢問了PM軟件對各種項目管理功能的影響。用戶報告全面獲益。

要衡量投資回報率（ROI），您需要從具體、可衡量、一致、現(xiàn)實和基于時間的“ SMART ”目標開始。這包括確定可用于衡量PM軟件投資影響的關鍵績效指標（KPI）。

我們還詢問用戶對當前PM解決方案的滿意程度。雖然四分之一的受訪者表達了不冷不熱的態(tài)度，但有70％的受訪者對他們的投資非常滿意。

那些對當前的PM工具不滿意或者不滿意的人最常提到的原因是因為它很難使用：

這項研究對您意味著什么？

根據(jù)PMI的2018年職業(yè)脈搏報告，由于項目表現(xiàn)不佳，每美元幾乎有10％被浪費。本研究結果清楚地表明，PM軟件可以幫助您提高項目績效，這意味著您可以將這些節(jié)省資金重新投入到業(yè)務的其他領域。

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