“我們?yōu)槿熒_通了 Office 365 郵件服務(wù)，并借助云平臺(tái)，使學(xué)校在教學(xué)、科研、管理等方面有了顯著提高，深受學(xué)生和老師的歡迎。我們計(jì)劃進(jìn)一步推進(jìn) Office 365 的應(yīng)用，一方面把學(xué)校已經(jīng)開發(fā)的平臺(tái)更好地融入 Office 365，另一方面將 Office 365 的一些擴(kuò)展應(yīng)用深入到學(xué)校的各個(gè)領(lǐng)域，更好地發(fā)揮作用。”
——林丹明，副校長(zhǎng)，汕頭大學(xué)

汕頭大學(xué)是 1981 年經(jīng)國務(wù)院批準(zhǔn)成立的廣東省屬“211 工程”重點(diǎn)建設(shè)綜合性大學(xué)，是教育部、廣東省、李嘉誠基金會(huì)三方共建的高等院校，也是全球唯一一所由私人基金會(huì)——李嘉誠基金會(huì)持續(xù)資助的公立大學(xué)。學(xué)校座落在海濱城市汕頭的西北區(qū)，學(xué)校占地面積 1888.70 畝，建筑面積 43.52 萬平方米。

學(xué)校秉承“建立自我、追求無我”的育人思想，堅(jiān)持以學(xué)生為本，進(jìn)行大學(xué)管理體制的改革和人才培養(yǎng)模式的創(chuàng)新。學(xué)校全面啟動(dòng)以國際化為導(dǎo)向的改革工程，聘請(qǐng)外籍人才擔(dān)任執(zhí)行校長(zhǎng)、副校長(zhǎng)、院長(zhǎng)等職務(wù)，在課程、教學(xué)、資源管理及人事制度進(jìn)行具典范意義的全方位教育改革探索，諸多改革經(jīng)驗(yàn)已得到國家的肯定、支持和推廣。汕頭大學(xué)經(jīng)過近三十年的努力，營(yíng)造了一個(gè)培養(yǎng)跨世紀(jì)人才的良好環(huán)境，奠定了持續(xù)發(fā)展的良好基礎(chǔ)。

汕頭大學(xué)為了全面推進(jìn)學(xué)校教育、教學(xué)及管理的信息化建設(shè)，提高學(xué)校教育信息化的應(yīng)用水平，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代教育技術(shù)手段進(jìn)行教育教學(xué)的研究，在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，結(jié)合最新發(fā)展趨勢(shì)，采用了微軟 Office 365 建立教育云服務(wù)，獲得了學(xué)校師生的廣泛好評(píng)。

應(yīng)用背景

汕頭大學(xué)很早就希望采用云服務(wù)來提高學(xué)校的協(xié)同辦公、教務(wù)、教學(xué)等方面的應(yīng)用，并解決現(xiàn)有的郵件系統(tǒng)存在的一些問題。

原有郵件系統(tǒng)功能和安全方面存在問題

汕頭大學(xué)原先采用的是第三方郵件系統(tǒng)，在應(yīng)用中存在以下幾方面問題：

• 1. 系統(tǒng)功能落后，穩(wěn)定性不好。
• 2. 安全性一般，垃圾郵件較多。
• 3. 郵箱容量受限，每人只有 100MB 或 500M 空間。
• 4. 與國外交流溝通的郵件經(jīng)常被識(shí)別為垃圾郵件。

因此，汕頭大學(xué)希望采用更先進(jìn)、安全和穩(wěn)定的郵件系統(tǒng)，并打通孤立系統(tǒng)間的障礙，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的用戶管理。

希望提高協(xié)同辦公和資源分享的能力

隨著國際化交流的日益增多和教學(xué)手段的多樣化，汕頭大學(xué)希望為教職員工提供完善一致的協(xié)作平臺(tái)，使他們?cè)谌粘９ぷ髦懈菀坠餐ぷ骱头窒?，改變單打獨(dú)斗的個(gè)人工作方式。以下是幾種常見的工作場(chǎng)景：

• 1. 行政部門安排會(huì)議，通過電話通知或郵件形式，通知與會(huì)者，缺乏時(shí)效性。
• 2. 招生辦公室的老師在外出宣傳和招生時(shí)，希望為潛在生源提供最新的學(xué)校資料，通常只能用U盤拷貝或放在網(wǎng)盤上共享，資料缺乏統(tǒng)一管理和及時(shí)更新。
• 3. 老師希望將教學(xué)資源分享給學(xué)生，采用五花八門的方法，不利于學(xué)生統(tǒng)一訪問。

希望降低 IT 成本，減少運(yùn)維壓力

汕頭大學(xué)在信息化建設(shè)中，升級(jí)和維護(hù)郵件系統(tǒng)，建立自己的協(xié)作共享平臺(tái)，需要大量的投資，投入大量的人力物力。

• 1. 高昂的硬件、設(shè)備、軟件和建立機(jī)房的基礎(chǔ)設(shè)施成本。
• 2. 隨著硬件更新和技術(shù)創(chuàng)新，不斷需要對(duì)硬件和軟件進(jìn)行升級(jí)換代。
• 3. 需要龐大的運(yùn)維管理團(tuán)隊(duì)，管理和維護(hù)各種應(yīng)用系統(tǒng)，支撐學(xué)校上萬教職員工和學(xué)生的應(yīng)用。

因此，汕頭大學(xué)希望在合理的預(yù)算控制范圍內(nèi)，采用先進(jìn)的一體化應(yīng)用平臺(tái)，滿足全方位的溝通、協(xié)作和共享需求，長(zhǎng)期有效地降低IT投入，減少運(yùn)維壓力，提升全校師生的用戶滿意度。

解決方案

汕頭大學(xué)網(wǎng)絡(luò)與信息中心在經(jīng)過大量市場(chǎng)調(diào)研的基礎(chǔ)上，了解到微軟 Office 365 的優(yōu)勢(shì)。在與微軟進(jìn)行溝通后，舉行了多次研討和培訓(xùn)，認(rèn)為微軟 Office 365 可以多方面滿足學(xué)校的需求。

遷移到 Office 365 安全、穩(wěn)健的郵件系統(tǒng)，與原有用戶管理系統(tǒng)集成

Office 365 的 Exchange Online 可提供專業(yè)級(jí)的郵件、日歷和聯(lián)系人服務(wù)。用日歷安排會(huì)議，可有效解決會(huì)議安排的溝通和時(shí)效性問題。

DLP 數(shù)據(jù)防泄漏、郵件策略和垃圾郵件過濾等功能，確保郵件系統(tǒng)的高度安全和穩(wěn)定。此外，Office 365 運(yùn)營(yíng)環(huán)境強(qiáng)大的安全屏障，可有效阻止外部侵襲和盜用 IP 發(fā)送垃圾郵件，避免用戶郵箱被誤判為垃圾郵件地址。

超大的郵箱（每用戶 50GB）和超大附件（150MB），結(jié)合 OneDrive 或 OneDrive for Business 提供的云附件，很好地解決了用戶郵箱大小和附件大小受限的問題。

Office 365 良好的集成性，可將原有用戶管理系統(tǒng)與 Office 365 的用戶管理進(jìn)行集成，幫助用戶實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的賬戶管理和單點(diǎn)登錄。

利用 OneDrive for Business 實(shí)現(xiàn)共享和協(xié)作

Office 365 提供 OneDrive for Business 網(wǎng)盤協(xié)作空間，每用戶 1TB 的個(gè)人空間，以及團(tuán)隊(duì)協(xié)作的文檔庫共享，支持跨設(shè)備訪問，可隨時(shí)隨地用 PC、MAC、智能手機(jī)、平板訪問和編輯文檔，并支持多人同時(shí)編輯和文檔版本記錄。

文檔的共享極為簡(jiǎn)單方便，可輕松設(shè)置文檔的只讀或允許編輯權(quán)限，共享給內(nèi)部人員。此外，也可支持外部人員匿名訪問。

提供易于上手的日常應(yīng)用和簡(jiǎn)單的管理運(yùn)維方式

Office 365 開箱即用的特點(diǎn)，使用戶能夠迅速開始使用各種應(yīng)用。只需要一個(gè)賬號(hào)登錄，就能在電腦或手機(jī)上訪問郵箱、同步聯(lián)系人和日歷。將文檔拖動(dòng)到 OneDrive for Business 中，立即實(shí)現(xiàn)云端存儲(chǔ)和共享。

Office 365 集中的管理界面，將日常維護(hù)所需的功能整合在一起，可以快速批量創(chuàng)建用戶、停用或刪除用戶、指定授權(quán)、設(shè)置安全性，一個(gè)普通的 IT 人員就能完成各種復(fù)雜的管理工作。

此外，Office 365 提供 24x7 的客服支持，學(xué)校管理員可將運(yùn)行中的問題提交，獲得全方位的專業(yè)支持，極大地減少了運(yùn)維的工作量。

優(yōu)勢(shì)與收益

隨著 Office 365 郵件服務(wù)率先在汕頭大學(xué)推廣應(yīng)用，以及師生逐漸對(duì) OneDrive for Business 的了解，目前約有 1 萬多用戶開始使用 Office 365 郵件，約有 1500 教職員工和 8000 多學(xué)生下載安裝了最新的 Office，取得了較好的反饋和經(jīng)驗(yàn)，為汕頭大學(xué)進(jìn)一步挖掘和探索 Office 365 在教育行業(yè)的深入應(yīng)用打下了良好的基礎(chǔ)。

全員郵箱，充分滿足國際化溝通和移動(dòng)辦公需求

汕頭大學(xué)為全校師生以及已畢業(yè)的校友開通 Office 365 郵箱，在以下幾方面獲得較好的反饋：

• 1. 學(xué)生和外教最先認(rèn)可了 Office 365 的郵件應(yīng)用，因?yàn)樗軌蚝芎玫貪M足移動(dòng)溝通和國際化溝通的需要。學(xué)生還可以建立群組郵箱，了解班級(jí)或系里組織的活動(dòng)。
• 2. 教學(xué)管理部門和老師逐步熟悉和掌握新的郵件系統(tǒng)后，發(fā)現(xiàn)它大大減少了垃圾郵件，并且提供了更大的郵箱和附件，支持各種移動(dòng)設(shè)備。
• 3. 由于打通了原有的人員信息管理和 Office 365 賬號(hào)管理，用一個(gè)賬號(hào)即可訪問所有應(yīng)用，無論是從 IT 管理人員還是用戶的角度，都獲得一致好評(píng)。

提升協(xié)同辦公和教學(xué)分享的效率

在協(xié)同辦公和教學(xué)分享方面，汕頭大學(xué)的老師們逐步體驗(yàn)到 Office 365 帶來的好處：

• 1. 行政部門可通過日歷安排會(huì)議并自動(dòng)同步到與會(huì)者的手機(jī)，隨時(shí)隨地了解工作安排。改變會(huì)議日程，只需拖動(dòng)日歷中的時(shí)間，所有與會(huì)者在手機(jī)上可自動(dòng)得到通知和日程變化。
• 2. 教務(wù)處可以在線發(fā)布教學(xué)意見調(diào)查表，學(xué)生在線填寫，自動(dòng)收集匯總，極大地提高了效率。
• 3. 招生辦公室的老師在出差時(shí)，可以通過學(xué)校 SharePoint Online 文檔庫或 OneDrive for Business 中的文檔、圖片、視頻，宣傳本校的教學(xué)、生活、文化。這些資源可由學(xué)校統(tǒng)一管理，及時(shí)更新，并共享給學(xué)生和家長(zhǎng)，以便更好地了解學(xué)校。
• 4. 老師們可以將教學(xué)資源上傳到 OneDrive for Business 中，共享給學(xué)生，幫助學(xué)生課下學(xué)習(xí)。學(xué)生只需登錄 Office 365，就能查看到不同任課老師共享的資源，還可以關(guān)注老師提供的內(nèi)容更新，第一時(shí)間獲得學(xué)習(xí)資料。強(qiáng)大的搜索能力，可以讓學(xué)生或老師在 SharePoint Online 中搜索到所有學(xué)習(xí)資源。

降低硬件成本，減少運(yùn)維壓力

汕頭大學(xué)采用 Office 365 后，在每年的 IT 投入上有了明顯降低，并且運(yùn)維壓力也大幅降低。

• 1. 無需采購硬件、網(wǎng)絡(luò)，無需建立機(jī)房。
• 2. 無需為服務(wù)器等硬件的更新?lián)Q代再次投入。
• 3. 減少了IT運(yùn)維團(tuán)隊(duì)的工作量，系統(tǒng)故障率大幅降低，用戶投訴降低，用戶滿意度上升。

汕頭大學(xué)對(duì)于 Office 365 的應(yīng)用還在不斷探索和深入，希望將 Office 365 擴(kuò)展到學(xué)校的各個(gè)領(lǐng)域，更好地發(fā)揮作用。