作為現(xiàn)行研究項(xiàng)目的一部分,超越預(yù)算圓桌會議(Beyond Budgeting Roundtable,BBRT)與美國生產(chǎn)力與產(chǎn)品質(zhì)量中心 (American Productivity & Quality Center, APQC) 一起完成了一項(xiàng)名為“規(guī)劃、預(yù)算及預(yù)測:最佳實(shí)踐印象”的研究。本次研究調(diào)查了五家業(yè)界領(lǐng)先的公司,這五家公司采用的規(guī)劃、預(yù)算及預(yù)測方法都與眾不同。由于每家公司采用的方法不盡相同,本研究報(bào)告篩選出了十個(gè)最佳實(shí)踐方案,這些方案一直為一流企業(yè)所采用,對他們的成功至關(guān)重要。本文將對這些最佳實(shí)踐進(jìn)行簡單介紹,并對每個(gè)實(shí)踐給我們帶來的啟示加以闡述。

被認(rèn)可的最佳實(shí)踐

• 規(guī)劃、預(yù)算及預(yù)測必須與金喜正規(guī)買球相適應(yīng)。
• 綜合的規(guī)劃、預(yù)算及預(yù)測流程能夠保證戰(zhàn)略有效地轉(zhuǎn)化為行動。
• 提供盈利指導(dǎo)時(shí)須謹(jǐn)慎。
• 設(shè)立相對目標(biāo),從而避免由固定目標(biāo)帶來的隱患。
• 調(diào)整激勵機(jī)制,實(shí)現(xiàn)最佳績效。
• 有效的規(guī)劃、預(yù)算及預(yù)測流程有助于不斷更新運(yùn)營計(jì)劃,從而適應(yīng)多變的環(huán)境。
• 有效的規(guī)劃、預(yù)算及預(yù)測流程應(yīng)當(dāng)促進(jìn)資源的重新部署,從而創(chuàng)立高價(jià)值的計(jì)劃, 取代由年度預(yù)算流程驅(qū)動的固定資源分配。
• 使用財(cái)務(wù)績效管理系統(tǒng),了解實(shí)際狀況及其因果關(guān)系。
• 不斷使用滾動預(yù)測,從而獲得前瞻性,并實(shí)現(xiàn)與運(yùn)營周期的協(xié)調(diào)。 
• 交流與理解-成功的關(guān)鍵。

本文闡述了全球高績效企業(yè)是如何應(yīng)用這些最佳實(shí)踐來提高企業(yè)的規(guī)劃及控制水平的。試想這些最近實(shí)踐會如何大大改進(jìn)您公司現(xiàn)行的規(guī)劃、預(yù)算和預(yù)測流程。

1. 規(guī)劃、預(yù)算及預(yù)測必須與金喜正規(guī)買球相適應(yīng)。

最成功的企業(yè)往往建立于一種濃厚、獨(dú)特且根深蒂固的金喜正規(guī)買球之上, 這種文化是企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃的基礎(chǔ)。最佳實(shí)踐企業(yè)通過設(shè)計(jì)規(guī)劃、預(yù)算及預(yù)測流程,加深了這種文化。這些流程可以反映文化、戰(zhàn)略重點(diǎn)和獨(dú)特的管理能力之間的相互聯(lián)系,而這些聯(lián)系最終能夠幫助企業(yè)提高效率和競爭力。

Andrew Campbell 于 1999 年在《哈佛商業(yè)評論》上發(fā)表的 Tailored, Not Benchmarked 一文曾經(jīng)提到過這個(gè)問題,文章描述了三家大公司( 艾默生電氣、陶氏化學(xué)和格蘭特公司)的規(guī)劃方法。艾默生通過集中精 力不斷改進(jìn)來創(chuàng)造價(jià)值。他們經(jīng)常實(shí)行嚴(yán)密細(xì)致的審查,分析自己的流 程和競爭狀況。陶氏化學(xué)公司通過其過硬的工程師文化,集中致力于節(jié)約成本;而格蘭特公司則采取了一個(gè)較為溫和的方法,他們利用自己的酒店和娛樂場所,重點(diǎn)發(fā)展客戶關(guān)系,實(shí)現(xiàn)了利潤的巨大增長。這三家公司都出色地使用了規(guī)劃、預(yù)算及預(yù)測流程,發(fā)揮自身的文化優(yōu)勢,取得了顯著成果。

Campbell 在文章中還指出,企業(yè)如果向他人借鑒并不適合自己企業(yè)文 化和管理能力的實(shí)踐方案,會帶來一些隱患。如果像艾默生這樣的公 司制定了一項(xiàng)戰(zhàn)略,致力于成為低成本的供應(yīng)商,那么它的規(guī)劃系統(tǒng)就 必須把重點(diǎn)放在成本上。但是,如果公司的戰(zhàn)略主要致力于發(fā)展客戶關(guān)系,那么就需要采取不同的措施和一套不同的管理審查流程。同樣,如果金喜正規(guī)買球支持的是產(chǎn)品領(lǐng)先戰(zhàn)略,那么他們就會致力于新產(chǎn)品的開發(fā) 和產(chǎn)品創(chuàng)新,而不是單單的降低成本。

IBM 的解決方案可以為多種金喜正規(guī)買球提供支持。

例如,要想獲得成功,保險(xiǎn)公司就必須對市場和相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)狀況進(jìn)行快速評估。為了捕捉趨勢,他們需要進(jìn)行實(shí)時(shí)分析,這些分析必須以最新的 數(shù)據(jù)為基礎(chǔ),而不應(yīng)該使用已經(jīng)存放了幾個(gè)季度的陳舊數(shù)據(jù)。

總部設(shè)在英國的 Equity Insurance 公司是一家大型零售保險(xiǎn)商,該公司在倫敦勞合社保險(xiǎn)市場中備受贊譽(yù)。Equity 通過使用 IBM Cognos Planning Analytics,簡化了整個(gè)企業(yè)的預(yù)算系統(tǒng),滿足了公司財(cái)務(wù)績效管理的需求。 過去流程更新一次需要花費(fèi) 24 小時(shí),而現(xiàn)在每 5 分鐘就會更新一 次。Equity公司財(cái)務(wù)系統(tǒng)經(jīng)理 Richard Smith 說道:“IBM Cognos Planning Analytics幫助我們提 高了報(bào)表制作的能力,簡化了報(bào)表的分組操作,實(shí)現(xiàn)了管理報(bào)表方法的簡便操作,此外,還提高了我們的整體責(zé)任感?，F(xiàn)在,我們能夠進(jìn)行復(fù) 雜的業(yè)務(wù)建模,并識別出關(guān)鍵的績效指標(biāo)。”

Equity 使用一個(gè)中央數(shù)據(jù)庫來存儲不斷更新的多維數(shù)據(jù),從而為每一個(gè)用戶提供最新信息。這促進(jìn)了未來的業(yè)務(wù)規(guī)劃,同時(shí)讓 IBM Cognos Planning Analytics在復(fù)雜的業(yè)務(wù)建模過程中得以使用。Smith 解釋道:“現(xiàn)在按一個(gè)鍵就可以獲得所有數(shù)據(jù),因而我們可以根據(jù)顧客需求更好地進(jìn)行規(guī)劃了?！?/span>

PhiladelphiaCare Foundation 是荷蘭最大的組織之一,為人們提供 其所需的照顧、支持和網(wǎng)絡(luò),無論他們從事何種職業(yè)、年齡有多大,或者 是否殘疾。該基金會擁有 9300 名員工,分布在荷蘭國內(nèi) 23個(gè)區(qū)域的 近 900 個(gè)小城鎮(zhèn),這些員工正在努力幫助近 10000 人解決獨(dú)立生活的 問題。

面對快速的經(jīng)濟(jì)增長、區(qū)域分布以及越來越復(fù)雜的法律法規(guī), Philadelphia 需要建立一套信息體系,幫助他們在應(yīng)對監(jiān)管壓力的同時(shí)維持較高的客戶照管水平,從而支持金喜正規(guī)買球。通過使用 IBM Cognos Planning Analytics產(chǎn)品,Philadelphia 形成了一種新的模式,這種模式使區(qū)域經(jīng)理能夠更方便地對每個(gè)地方每個(gè)客戶的成本和收益進(jìn)行預(yù)算和報(bào)告。這 一基于 Web 的解決方案使他們能夠訪問保存有財(cái)務(wù)、客戶、員工以及工資管理系統(tǒng)信息的數(shù)據(jù)倉庫。Philadelphia 自己開發(fā)出了一個(gè)預(yù)算計(jì)算 器,用于處理源系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換,從而讓IBM Cognos Planning Analytics解決方案更加完善。“這需要通過一種適應(yīng)我們企業(yè)的特定方法才能 實(shí)現(xiàn)?！痹摴拘畔⒔?jīng)理 Jacob Remijnse 說道,“例如,您是否能夠?qū)?每個(gè)地點(diǎn)的用人成本進(jìn)行審查,對我們來說非常重要;在為客戶提供不 同種類的看護(hù)服務(wù)時(shí),我們的資金支持是存在差別的,系統(tǒng)對這一點(diǎn)應(yīng)當(dāng)予以支持。每年,資金體制的改革會引起很多變化?！?/span>

IBM Cognos Planning Analytics為 Philadelphia 提供了靈活性,并為他們所追尋的金喜正規(guī)買球提供了支持?！皩τ诟骷壺?cái)務(wù)規(guī)劃人員,都可以輕易地改變數(shù)據(jù),并立即看到結(jié)果?！盧emijnse 說道,“這就允許你面對某種突發(fā)情況時(shí)能夠隨機(jī)應(yīng)變。例如,當(dāng)政府政策發(fā)生變化時(shí),您也可以靈活應(yīng)對?；蛘?您還可以處理多年的預(yù)算?！?/span>

2.全面的規(guī)劃、預(yù)算及預(yù)測流程能夠保證戰(zhàn)略有效地轉(zhuǎn)化為行動。

與金喜正規(guī)買球密切相關(guān)的是一個(gè)公司的戰(zhàn)略規(guī)劃。一旦整體戰(zhàn)略目標(biāo)確定,每個(gè)企業(yè)都會采用一些正式或非正式的流程來制定策略,以實(shí)施 行動計(jì)劃。規(guī)劃、預(yù)算及預(yù)測活動是這些計(jì)劃的基礎(chǔ),它們通過以下途徑保證行動能夠達(dá)到戰(zhàn)略目標(biāo):精確地收集并分析大量的與關(guān)鍵績效驅(qū)動因素有關(guān)的數(shù)據(jù),使公司能夠跟蹤真實(shí)情況,然后將它們與戰(zhàn)略目標(biāo)進(jìn)行對比。IBM 的財(cái)務(wù)績效管理技術(shù)可以隨時(shí)促進(jìn)規(guī)劃、預(yù)算及預(yù)測活動的進(jìn)行。它可以幫助企業(yè)分配資源,評估哪些產(chǎn)品和服務(wù)最有利可圖,減少資源浪費(fèi)、降低成本,為股東創(chuàng)造更多價(jià)值。此外,IBM Cognos 可以幫助管理人員創(chuàng)建管理報(bào)表,審查運(yùn)營成本,支持前線管理人員并輕松計(jì)劃日后的活動。

許多企業(yè)往往試圖將計(jì)劃局限于達(dá)到某個(gè)財(cái)務(wù)目標(biāo),這是一個(gè)普遍的誤區(qū)。一個(gè)全面的、成功的規(guī)劃、預(yù)算和預(yù)測流程要求策略和活動的運(yùn)營細(xì)節(jié)在未來可以被部署或改進(jìn)。像這些計(jì)劃的“非財(cái)務(wù)”方面往往為人們所忽視,因此對企業(yè)而言,要看見他們的戰(zhàn)略如何部署,是非常困難的。要將戰(zhàn)略轉(zhuǎn)化為有效的行動,就需要從財(cái)務(wù)和運(yùn)營兩個(gè)方面進(jìn)行規(guī)劃、預(yù)算和預(yù)測。

作為全球最大的糖果飲料公司之一,吉百利史威士公司使用 IBM Cognos Planning Analytics創(chuàng)建了一個(gè)績效管理平臺,淘汰了人工規(guī)劃、預(yù)算和預(yù)測流程,從而 節(jié)省出了更多時(shí)間用于進(jìn)行更為復(fù)雜的財(cái)務(wù)分析。該系統(tǒng)使各種績效管理活動(從詳細(xì)的預(yù)算和規(guī)劃到報(bào)表與分析)得以集中進(jìn)行。

此外,吉百利的解決方案還實(shí)現(xiàn)了成本的節(jié)約和對戰(zhàn)略的審查:在該方 案中,人們首先構(gòu)建假定場景,對戰(zhàn)略決策(例如供應(yīng)鏈保證和營銷假設(shè))進(jìn)行測試,然后再投入大量的時(shí)間和資源。吉百利還通過實(shí)現(xiàn)自動化的規(guī)劃、預(yù)算和預(yù)測功能,消除人工投入,大大降低了勞動力成本: 每月平均節(jié)省 10 個(gè)工時(shí),也就是說,每年節(jié)省了好幾千美元。

GTCBiotherapeutics 是一家生物技術(shù)公司。該公司在治療性蛋白的開發(fā)、 生產(chǎn)和銷售過程中采用了動物轉(zhuǎn)基因技術(shù)。轉(zhuǎn)基因動物(一般為山羊)身 上帶有特定的 DNA,可以在哺乳期合成治療性蛋白。乳汁經(jīng)過提煉成為最終產(chǎn)品,能夠滿足所有生物制藥的需求。 GTC 通過使用IBM Cognos Planning Analytics,將戰(zhàn)略轉(zhuǎn)化為了具體的行動計(jì)劃。這些計(jì)劃在企業(yè)內(nèi)部以及第三方開發(fā)項(xiàng)目中的使用,可以顯示出 GTC 開發(fā)活 動是如何轉(zhuǎn)化為財(cái)務(wù)成果的。通過觀察在不同的產(chǎn)量的狀況下各種方案的使用效果,IBM Cognos Planning Analytics 就可以判斷出哪些方法是可行的。CTC 公司財(cái)務(wù)規(guī)劃與分析部門高級主管 Jim Kneece 表示:“IBM Cognos Planning Analytics幫助我們直 接把微軟項(xiàng)目中的活動計(jì)劃整合進(jìn)我們的預(yù)測系統(tǒng),這讓我們能夠按照工作的確切方式進(jìn)行建模?！蔽覀兛梢郧宄乜匆?到底是什么正在驅(qū) 動我們的業(yè)務(wù),以及不同戰(zhàn)略可能帶來哪些效果。他還指出,“這一規(guī)劃手段把運(yùn)營與財(cái)務(wù)相聯(lián)系,從而在這兩個(gè)方面都創(chuàng)造了價(jià)值。”

3. 提供盈利指導(dǎo)時(shí)須謹(jǐn)慎。

盡管現(xiàn)今企業(yè)提供盈利指導(dǎo)的趨勢正日漸消褪,但是仍有超過半數(shù)的上 市公司還在這方面提供某種形式的指導(dǎo)。實(shí)際上,支持使用傳統(tǒng)預(yù)算編制的觀點(diǎn),就是支持企業(yè)提供盈利指導(dǎo)。然而,由于政府的法律監(jiān)管越來越嚴(yán)格,例如薩班斯-奧克斯利法案的出臺以及相關(guān)法律施加的壓力, 讓提供盈利指導(dǎo)的風(fēng)險(xiǎn)性大大增加。

有一些企業(yè),比如可口可樂公司和瓦霍維亞銀行,完全不提供盈利指導(dǎo), 但是其他的企業(yè)會提供一系列的指導(dǎo),用以代替點(diǎn)估計(jì)。還有一些企業(yè)只提供年度或者季度的評估。無論采取何種方法,關(guān)鍵問題在于:“在 您的企業(yè)中,這種盈利指導(dǎo)是如何影響戰(zhàn)略決策的?”

關(guān)于傳統(tǒng)的預(yù)算編制系統(tǒng),人們最大的不滿在于,提供盈利指導(dǎo)會造成 一個(gè)績效陷阱,導(dǎo)致企業(yè)為了達(dá)到季度目標(biāo)而犧牲長期利益。傳統(tǒng)的預(yù) 算是用來對整個(gè)企業(yè)的目標(biāo)(往往包含一些“墊子目標(biāo)”和“沙袋目標(biāo)” )進(jìn)行配置的。任何企業(yè)在嘗試提供盈利指導(dǎo)之前,都會對經(jīng)濟(jì)形式、 顧客行為以及競爭對手可能采取的行動做大量假設(shè)。這些假設(shè)往往都是錯(cuò)誤的,因而人們就會懷疑,執(zhí)行者們?yōu)楹伟凳舅麄兡軌蛘瓶匚磥? 并因此提供可靠的指導(dǎo)。

在“World Com”和“安然”丑聞案中,“達(dá)到數(shù)字指標(biāo)”的壓力最終導(dǎo)致 了詐騙和犯罪行為。更為謹(jǐn)慎的做法就是,不提供盈利指導(dǎo),在競爭中 直接檢驗(yàn)?zāi)男袆印?/span>

西南航空公司并不為華爾街提供盈利承諾。如同越來越多的美國公司( 包括吉列、可口可樂和伯克夏哈撒韋公司)和一些歐洲公司(比如諾基 亞和瑞士聯(lián)合銀行)一樣,西南航空提供給分析師一些大致的信息,而 不會向他們提供具體的預(yù)測和承諾。這就是說,企業(yè)內(nèi)部是沒有逐級下 達(dá)固定的績效任務(wù)指標(biāo)的。相反,商業(yè)智能的關(guān)鍵要素在企業(yè)內(nèi)部是可 以公開共享的,業(yè)務(wù)部門使用廣泛的、眾所周知參數(shù)設(shè)立目標(biāo),然后根 據(jù)企業(yè)競爭對手的狀況來評定績效。

4. 設(shè)立相對目標(biāo),從而避免由固定目標(biāo)帶來的隱患。

傳統(tǒng)的預(yù)算編制往往為各個(gè)運(yùn)營部門設(shè)立固定的目標(biāo)。不同級別的管理人員會就這些目標(biāo)進(jìn)行商討,但這些管理人員往往更注重維護(hù)自己的 權(quán)利范圍、獲得分紅,而不是著眼全局、為整個(gè)企業(yè)謀福利。常見的做法是,提高預(yù)算花費(fèi)需求、降低利潤目標(biāo),設(shè)立足夠低、容易達(dá)到的期望。同時(shí),公司員工就會尋求抗拒這些“沙袋目標(biāo)”,希望提高目標(biāo)。結(jié) 果就是,掌握最多信息的一方獲得勝利。這樣,績效、增長和效益都被“ 次最優(yōu)化”了。著名撰稿人、通用電氣前 CEO Jack Welch 把這種行為稱 作“最小化運(yùn)動”。

一流的企業(yè)根據(jù)關(guān)鍵業(yè)績指標(biāo) (KPI),如股本回報(bào)率、活動現(xiàn)金流或成 本收入比 ,來設(shè)立相對目標(biāo)。然后他們會設(shè)立延伸目標(biāo),從而在短期和 長期時(shí)間內(nèi),將盈利潛力最大化,并創(chuàng)造價(jià)值。通過一系列的相對指標(biāo), 而不是管理人員自己的數(shù)據(jù),企業(yè)就可以對管理人員進(jìn)行評價(jià)和定級。 這些指標(biāo)為判定管理人員對企業(yè)的貢獻(xiàn)提供了一個(gè)更為合適的方法。 這些指標(biāo)包括同歷史績效數(shù)據(jù)的對比(如前一年的結(jié)果)、內(nèi)部同伴群體績效對比、直接競爭者的外部評價(jià)以及與世界頂級同行的比較。由于環(huán)境的變動會自動地對每個(gè)人的績效產(chǎn)生影響,因而相對目標(biāo)是可以自 我調(diào)整的。

采用了這種方法,管理人員就更加愿意接受設(shè)立“延伸目標(biāo)”的做法了, 因?yàn)樗麄?的績效不再簡單地由“達(dá)到數(shù)字目標(biāo)”來評定或獎勵了。而是關(guān)注他們在競爭方面的業(yè)績,以及是否為股東創(chuàng)造了更多的價(jià)值。這一 流程的實(shí)施,使企業(yè)目標(biāo)不再局限于硬性的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),而轉(zhuǎn)向更具操作性的要求。與設(shè)定硬性目標(biāo)的方法相比,相對性方法更偏向于從市場方面對企業(yè)進(jìn)行考量,從而更強(qiáng)調(diào)實(shí)際的競爭性措施,而不再是硬性的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。

依傳統(tǒng)而言,固定目標(biāo)會扼殺員工的創(chuàng)造力,阻礙企業(yè)追求利益最大化。 在批評傳統(tǒng)的預(yù)算方法及其設(shè)定的硬性目標(biāo)時(shí),Welch 指出:“...它吞噬了人們的精力、時(shí)間、樂趣以及企業(yè)的遠(yuǎn)大目標(biāo)。同時(shí)掩蓋了機(jī)遇,阻礙了增長?！憋@然,設(shè)定硬性目標(biāo)的方法不能使企業(yè)獲取最佳效率和最大 利益。

在評估自身業(yè)績時(shí),TV Guide Online 公司也同樣采取了檢查相對目 標(biāo)的方法。TV GuideOnline 公司的財(cái)務(wù)研究部副總裁Jonathan Kahan 這樣解釋道:“通過對TV Guide Online 公司運(yùn)營以及競爭過 程中的歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行分析,我們不僅可以增加用戶數(shù),還能專注于拓 展市場份額,從而有助于提高收益?！盩V Guide Online 公司通過使 用IBM Cognos Planning Analytics,來觀察自己的每年同比增長率及競爭狀況。依靠 IBM Cognos Planning Analytics金牌分銷商Revelwood公司所提供的服務(wù),TVGuide Online 公司在全公司內(nèi)實(shí)施了這一解決方案,從而對各業(yè)務(wù)部門之間的相對目標(biāo)進(jìn)行比較。

5. 調(diào)整激勵機(jī)制,實(shí)現(xiàn)最佳績效

對傳統(tǒng)的預(yù)算編制流程最常見的質(zhì)疑是它導(dǎo)致了協(xié)議目標(biāo)的出現(xiàn),從而刺激企業(yè)部門將目標(biāo)降到最低,以便輕松地達(dá)成目標(biāo),獲取獎金。目標(biāo)設(shè)定與個(gè)人獎勵之間的利益沖突往往會造成企業(yè)功能失調(diào),從而摧毀整個(gè)企業(yè)。在對固定目標(biāo)進(jìn)行協(xié)商的流程中,不同管理人員之間正在進(jìn)行著一場“說謊者的撲克牌”游戲。他們在不斷的刺激下,努力將自己的目標(biāo)和預(yù)測降到最低。這樣一來,公司內(nèi)的各階層都在不斷地降低預(yù)期結(jié)果,而不是努力尋求最好的成果。

為了避免這一問題,企業(yè)必須使激勵措施脫離預(yù)算編制流程。而應(yīng)將對于員工的獎勵,建立在價(jià)值創(chuàng)造的基礎(chǔ)之上,以追求優(yōu)化業(yè)績?yōu)橹鳌?這一轉(zhuǎn)變將有助于消除在傳統(tǒng)方法中常見的目標(biāo)協(xié)商現(xiàn)象。

1993 年, Alfie Kohn 在《哈佛商業(yè)評論》上發(fā)表了一篇名為 Why Incentive Plans Cannot Work 文章,從而引起了關(guān)于激勵計(jì)劃的爭論。Kohn 總結(jié)道,如果企業(yè)想要長久地改變?nèi)藗兊膽B(tài)度和行為,獎勵就 會同懲罰措施一樣,盡管引人注目,卻缺乏足夠的效果。一旦獎勵結(jié)束, 人們就會回到原先的行為模式。這些方法并不能使人們長久地投入于為 公司創(chuàng)造價(jià)值、努力開展行動。因此,我們需要從外部刺激轉(zhuǎn)變到內(nèi)部刺激:從提供獎勵,轉(zhuǎn)變?yōu)閷λ鶆?chuàng)造的價(jià)值進(jìn)行評估和認(rèn)可,并使價(jià)值 創(chuàng)造者參與分享價(jià)值。

6. 有效的規(guī)劃、預(yù)算和預(yù)測流程有助于不斷更新運(yùn)營計(jì)劃,從而適應(yīng)多變的 環(huán)境。

通過使用行動計(jì)劃,可以消除戰(zhàn)略目標(biāo)(和與之相伴的績效目標(biāo))與當(dāng)前業(yè)務(wù)狀況間的差距。利用這些計(jì)劃,公司可以詳盡了解必須在何時(shí)實(shí)現(xiàn)哪些目標(biāo)。另外,公司還可以不斷更新計(jì)劃,以適應(yīng)多變的商業(yè)環(huán)境, 從而使這些計(jì)劃更為有效。

Cumberland Packing Corporation 是一個(gè)家族企業(yè),多年以來一直維持著創(chuàng)新、安全的品牌形象。它是第一家采用獨(dú)立小袋包裝糖果的企業(yè)。在這之后,這家企業(yè)發(fā)明了名為 Sweet N’Low 的人造代糖,并開 始大量生產(chǎn),投入市場。

Cumberland 公司主要使用IBM Cognos Planning Analytics應(yīng)用程序來管理企業(yè)績效。TMI 應(yīng)用程序從部門劃分、地理分布、產(chǎn)品、分銷渠道及客戶這五個(gè)方面幫助Cumberland 公司更好地了解自身的收益及績效。由于擁有多樣視角,Cumberland 公司及時(shí)發(fā)現(xiàn)了貿(mào)易促進(jìn)和包裝形式方面的不足,并做出了相應(yīng)調(diào)整,從而促進(jìn)了銷售,提高了收益。此外,由 于對大量數(shù)據(jù)進(jìn)行了收集和分析,公司通常能迅速地做出合乎邏輯、 依據(jù)豐富的決策。迅速的決策能力使得Cumberland 公司能夠更好地抓住發(fā)展機(jī)遇,防止出現(xiàn)任何客戶問題。而快速攝取信息的能力則使 Cumberland 公司具備了強(qiáng)有力的競爭優(yōu)勢。

堪薩斯城南鐵路公司 (KCS) 使用IBM Cognos Planning Analytics應(yīng)用程序?qū)緲I(yè)務(wù)成果進(jìn)行快速審查。在他們的月度報(bào)告中,KCS 用不同的色彩對賬目 進(jìn)行了標(biāo)記,以分別顯示達(dá)標(biāo)成果、超出目標(biāo) 10% 以上的成果、以及低于目標(biāo) 10% 以上的成果。管理人員只需點(diǎn)擊任一份經(jīng)過色彩標(biāo)記的賬目,就可以層層回溯,查找細(xì)節(jié),并找尋到源數(shù)據(jù)。這種對數(shù)據(jù)的快速分析,使企業(yè)深入了解了自身的運(yùn)營結(jié)果,提高了對于多變環(huán)境的響應(yīng)速度。

Oranta 公司是烏克蘭保險(xiǎn)市場的領(lǐng)軍企業(yè),其前身是國家聯(lián)合證券保險(xiǎn)公司 (NJSIC). 該公司在烏克蘭擁有最為發(fā)達(dá)的代理機(jī)構(gòu)網(wǎng)絡(luò):共擁有 7000 名員工,27 個(gè)區(qū)域辦事處,508家分公司、代理機(jī)構(gòu)及分支機(jī) 構(gòu)。由于公司結(jié)構(gòu)復(fù)雜,擁有眾多部門,過去的預(yù)算編制流程以及分析和報(bào)告流程需要耗費(fèi)大量的勞動力和資源。而公司眾多的分支結(jié)構(gòu)和零售代理機(jī)構(gòu),又影響了流程的效率和及時(shí)性。

通過使用 , Oranta 公司可以創(chuàng)建不同的預(yù)算 模型和版本,并為個(gè)別的區(qū)域董事會和分部提供對于公司盈利、虧損及現(xiàn)金流動的預(yù)測。所以,現(xiàn)在NJSIC Oranta 公司的管理人員可以不受 干擾地獲取預(yù)算信息,并控制企業(yè)內(nèi)財(cái)務(wù)目標(biāo)的完成情況。IBM Cognos 解決方案的溯源功能可以幫助用戶比較分析計(jì)劃指標(biāo)和實(shí)際指標(biāo),并通過財(cái)務(wù)責(zé)任中心,迅速、方便地對企業(yè)績效做出評估。這種靈活性使得 Oranta 公司能夠快速、高效地響應(yīng)商業(yè)環(huán)境的不斷變化。

7. 有效的規(guī)劃、預(yù)算及預(yù)測流程應(yīng)該能夠促進(jìn)資源的重新部署,從而創(chuàng)立高 價(jià)值的計(jì)劃,取代由年度預(yù)算流程驅(qū)動的固定資源分配。

許多企業(yè)使用預(yù)算流程來預(yù)先確定各業(yè)務(wù)部門的資源配置。然而,這需要事先假定好企業(yè)的產(chǎn)出水平及未來的市場情況。如果實(shí)際需求低于企業(yè)產(chǎn)出,資源就沒有得到充分的使用。而如果實(shí)際需求較高,那么就需要額外增加成本,或削減客戶服務(wù)。

今天的市場正在迅速地發(fā)生著變化。股票、債券和貨幣市場的波動不定,以及全球競爭局勢、環(huán)境問題和科學(xué)創(chuàng)新,將成功管理公司的難度 推向了極致。

面對多變的局勢,企業(yè)的首要反應(yīng)就是提高預(yù)測能力。盡管有些技術(shù)將 為我們帶來更為精確的預(yù)測結(jié)果,然而事實(shí)上,商業(yè)環(huán)境的變化仍然難 以預(yù)測。尤其當(dāng)企業(yè)每年僅進(jìn)行一次預(yù)測時(shí),則更是如此。根本問題在于:您所要建立的管理系統(tǒng)是否以預(yù)測未來為基礎(chǔ)?事實(shí)上,您可以象 我們發(fā)現(xiàn)的某些企業(yè)一樣,選擇按需提供資源的方式,來維持靈活性。

我們建議您通過設(shè)定準(zhǔn)則、建立企業(yè)內(nèi)部的運(yùn)營資源市場,實(shí)現(xiàn)資源配置的靈活性。如果企業(yè)根據(jù)關(guān)鍵績效指標(biāo),設(shè)定較為寬泛的財(cái)務(wù)準(zhǔn)則, 那么運(yùn)營管理人員就能按照需要,酌情調(diào)撥并使用資源。另一個(gè)可行方法就是在企業(yè)內(nèi)部建立運(yùn)營資源的市場。這一流程使運(yùn)營管理人員能夠根據(jù)實(shí)際的產(chǎn)出,決定他們各自的需要,免去了大多預(yù)算流程中的繁文縟節(jié)?，F(xiàn)在,許多企業(yè)正在利用費(fèi)用比率分析,來提高靈活性和響應(yīng)性。這 一轉(zhuǎn)變的重點(diǎn)在于,企業(yè)能夠以怎樣的速度適應(yīng)變化。由此,在充滿不確定性的當(dāng)前世界中,速度和敏捷性就成為了成功的關(guān)鍵因素。 

最近,CiCi 所在的企業(yè)采用了 IBM Cognos Planning Analytics,來提高對資源的洞察。CiCi 的企業(yè)是一家十分特別的披薩公司。它是美國相關(guān)行業(yè)的佼佼者,所提供的“任您品嘗”模式,使客戶能以極低的價(jià)格,享受到美食和服務(wù)。它通過采用 TMI,為所有的數(shù)據(jù)提供一個(gè)單一的儲存庫,并實(shí)行每日以及日內(nèi)更新。因此可以在極短的時(shí)間內(nèi),對大量的假設(shè)情景和 規(guī)劃進(jìn)行迭代。財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)分析師 Jessica White 評論認(rèn)為,IBM Cognos Planning Analytics為企業(yè)“提供了分析比較商店銷售與采購的集成模型”,幫助企業(yè)實(shí)時(shí)審查資源的利用和調(diào)整情況。

8. 使用您的財(cái)務(wù)績效管理系統(tǒng),了解實(shí)際狀況及其因果關(guān)系。

許多領(lǐng)先的企業(yè)利用他們的財(cái)務(wù)績效管理系統(tǒng),對大量的實(shí)際數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。之后,又通過這些實(shí)際數(shù)據(jù)來評估其中存在的因果關(guān)系,從而 幫助評估企業(yè)的行動計(jì)劃,以及戰(zhàn)略目標(biāo)的整體完成情況。

例如,在德克薩斯州開設(shè)了 35 間護(hù)理院的P&M 保健公司(Complete Healthcare Resources 公司的子公司)就使用了這一方法。P&M 公司已 經(jīng)將大量的運(yùn)營細(xì)節(jié)轉(zhuǎn)化成為了一系列的關(guān)鍵驅(qū)動因素。財(cái)務(wù)管理副總裁 Crawford Milling 這樣說道:

“當(dāng)我面對設(shè)備操作人員時(shí),我只需要他們提供兩、三個(gè)基本假設(shè)。我們觀察病人和工作人員的數(shù)量。在開辦護(hù)理院的過程中,我們需要足夠的護(hù)士來照顧病人。因此我們建立了一個(gè)公式,將已有的護(hù)士數(shù)量與所需的工作人員數(shù)量聯(lián)系起來。這基本上就是這些(護(hù)理院業(yè)的)人向我提供的所有信息了。然而當(dāng)他們收到我發(fā)回的預(yù)算時(shí),就能獲得他們所 需要的一切信息,甚至能知道他們在每一份總賬賬目中的支出;依據(jù)專 業(yè)知識水平招聘工作人員時(shí),需要多少人手;他們將接納多少病人;以及 他們的具體工資數(shù)額。所以當(dāng)他們收到預(yù)算時(shí),就能基本了解明年的業(yè) 務(wù)計(jì)劃?！?/span>

這個(gè)因果關(guān)系算法是在很久之前建立的,最初是列在一份電子表格 中。P&M 公司通過換用IBM Cognos Planning Analytics,為升級提供了更多的便捷和方便。通過現(xiàn)有流程,還可以按照第三方付款人不同的支付類型,對企業(yè) 收益進(jìn)行劃分。第三方付款人包括醫(yī)療保險(xiǎn)系統(tǒng)和醫(yī)療補(bǔ)助系統(tǒng)等。

安大略湖的藍(lán)山度假村也采用了相似的方法。藍(lán)山度假村是加拿大規(guī)模最大的山區(qū)度假村,常年擁有 350 名全職員工,冬季加招 1400 名季節(jié)性員工,夏季加招350 名。

度假村共涉及 13 個(gè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域,包括餐館、售票口、呼叫中心以及住宿。 IBM Cognos Planning Analytics為一線管理人員提供所需信息,幫助他們及時(shí)制定戰(zhàn)略決策。IBM Cognos Planning Analytics所分析的數(shù)據(jù)來源眾多,包括客戶使用、設(shè)備租用及占用等各方面的信息。

在進(jìn)行銷售預(yù)測時(shí),藍(lán)山度假村的一線管理人員能夠確認(rèn)企業(yè)是否達(dá) 到銷售預(yù)期;衡量營銷活動的效果;并通過分析歷史數(shù)據(jù)、天氣狀況及 競爭對手的結(jié)果,檢測企業(yè)的實(shí)際績效,從而修改房價(jià)。IBM Cognos Planning Analytics能夠幫助客戶準(zhǔn)確評估多重因素對于銷售的影響。這些因素包括,新開展的營銷 活動的效果、廣告投資的回報(bào)率以及各業(yè)務(wù)單位的能力負(fù)荷等。藍(lán)山度 假村的IBM Cognos Planning Analytics財(cái)務(wù)績效管理系統(tǒng)能夠幫助企業(yè)了解實(shí)際數(shù)據(jù)和復(fù)雜的分 析能力,從而確認(rèn)其是否完成了戰(zhàn)略目標(biāo)。

現(xiàn)在,各類領(lǐng)先企業(yè)紛紛開始運(yùn)用尖端的解決方案,幫助其充分認(rèn)識相 關(guān)的各項(xiàng)因果關(guān)系。各個(gè)企業(yè)運(yùn)用的方法也許存在著細(xì)節(jié)上的不同,然 而,人們都一致希望能清楚地了解、認(rèn)識成功的因素所在。

9. 不斷使用滾動預(yù)測,獲得前瞻性,實(shí)現(xiàn)與運(yùn)營周期間的協(xié)調(diào)

許多企業(yè)聲稱它們具有預(yù)測能力,卻往往并不清楚為何要進(jìn)行預(yù)測。 人們通常認(rèn)為,預(yù)測能使企業(yè)的規(guī)劃具有前瞻性。然而在實(shí)際運(yùn)作中, 它通常只是對企業(yè)的業(yè)績進(jìn)行中期評估,其目的僅僅是為了確認(rèn)能否實(shí) 現(xiàn)原來的目標(biāo) - 這就有可能再次掩蓋實(shí)際情況。

此外,與之相關(guān)的問題在于,企業(yè)的預(yù)測通常只到運(yùn)營階段的末期。 這種預(yù)測方法被稱為“預(yù)測到墻”,它只關(guān)心企業(yè)運(yùn)營期末的各項(xiàng)數(shù)字 (如同在運(yùn)營期末建起了一座高墻),這將更多地掩蓋實(shí)際情況。

企業(yè)可以通過不斷運(yùn)用滾動預(yù)測,獲得前瞻性與協(xié)調(diào)性,從而解決這一 問題。這個(gè)方法的特點(diǎn)在于,在整個(gè)預(yù)測階段中不斷保持前瞻視角,并通過規(guī)劃策略,使高層管理人員不再需要一直詢問運(yùn)營期末的各項(xiàng)數(shù)字。 這個(gè)預(yù)測方法是為了幫助企業(yè)獲得前瞻性與協(xié)調(diào)性,因此它也就區(qū)別于 一般的業(yè)績評估。這一區(qū)別十分必要。企業(yè)必須清楚,預(yù)測是對可能出現(xiàn)的結(jié)果進(jìn)行評估(而業(yè)績評估則是對實(shí)際產(chǎn)生的結(jié)果進(jìn)行評估)。

上述中GTC所使用的IBM Cognos Planning Analytics規(guī)劃應(yīng)用程序十分成功,因?yàn)?它不斷更新企業(yè)的實(shí)時(shí)狀況、成果及活動。GTC 的 Jim Kneece 指出, 預(yù)測流程“部分刷新了之前所需的時(shí)間。通過實(shí)時(shí)計(jì)算,我們在整個(gè)周 期中,通?？梢赃M(jìn)行若干次中期預(yù)測?！迸c之相比,我們以往的系統(tǒng)在進(jìn)行預(yù)測時(shí),需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和人力。而最后,得出的結(jié)果可能在公 布之前就已經(jīng)過時(shí)了 ?，F(xiàn)在的預(yù)測流程,能夠幫助 GTC 評估開發(fā)新市 場所帶來的潛在影響;考慮是否開展并購;以及在投入大量資金、工作人力時(shí)間和資源前,對不同的市場情況做出評估。

滾動預(yù)測能幫助企業(yè)在同競爭對手以及整體市場的比較中,找到自己的準(zhǔn)確定位,所以在公共部門和私營部門中都大受歡迎。然而更重要的是,企業(yè)必須持續(xù)不斷地進(jìn)行預(yù)測,從而保持警惕,積極應(yīng)對各種市場變化、挑戰(zhàn)、創(chuàng)新突破以及利潤機(jī)會。僅僅預(yù)測到企業(yè)某個(gè)財(cái)政階段的末期,是無法實(shí)現(xiàn)這一要求的。

10. 交流與理解 - 成功的關(guān)鍵。

企業(yè)的成功,取決于能否推進(jìn)金喜正規(guī)買球、行動計(jì)劃、資源分配狀況和員工職責(zé)在企業(yè)內(nèi)部的交流與傳遞。為了取得切實(shí)的效果,企業(yè)內(nèi)的所有管理人員必須樹立共同的目標(biāo),利用相同的信息。同時(shí),必須保證信息 來源于企業(yè)的實(shí)際行為,確保信息的實(shí)時(shí)性,使其能在企業(yè)內(nèi)得到迅速的傳播。

成功的企業(yè)通過運(yùn)用規(guī)劃、預(yù)算和預(yù)測流程,傳遞并深化其業(yè)務(wù)的重 要組成部分,如金喜正規(guī)買球以及企業(yè)的整體目標(biāo)。使用一套共同的規(guī)劃, 推動企業(yè)達(dá)到完全的透明,并因此提升信任度、增加員工權(quán)利、促進(jìn)目標(biāo)的一致化。

由于所屬企業(yè)不同,本文中所例舉的方法也各不相同。許多企業(yè)通過滾動預(yù)測來傳遞信息;連續(xù)的預(yù)測要求各級部門進(jìn)行互動,并參與企業(yè)所制定的行動計(jì)劃。此外,滾動預(yù)測還可以使各部門利用一套共同的 財(cái)政數(shù)字和資金來進(jìn)行運(yùn)營,從而推進(jìn)整個(gè)企業(yè)的一致化。

除了采取傳統(tǒng)的信息交流方法外,Huntsman 化工貿(mào)易公司等企業(yè)還設(shè) 立了績效管理平臺,從而為預(yù)算表添加文字附注。預(yù)算附注對理解數(shù)字背后的推理過程,建立員工對企業(yè)目標(biāo)的職責(zé)感至關(guān)重要。Huntsman 公司金融部主管 Jim Bell 這樣解釋道:“盡管本質(zhì)上,預(yù)算編制是一 項(xiàng)以數(shù)字為主的活動,但也需要進(jìn)行一定的解釋。由于 IBM Cognos Planning Analytics增加了 Microsoft Excel®, 加載項(xiàng),預(yù)算管理人員不僅能使用熟悉的應(yīng)用程序,還可以通過IBM Cognos Planning Analytics 添加文字附注來解釋出現(xiàn)的偏差?！逼渌I(lǐng)先的能源公司也正在運(yùn)用類似的方法,在預(yù)算信息上添加關(guān)于本地風(fēng)俗或 異常情況的注釋,幫助企業(yè)中所有的決策者更深入地了解市場,以及影 響企業(yè)卓越經(jīng)營的相關(guān)因素。

Fotum 公司是北歐和波羅的海地區(qū)領(lǐng)先的能源公司之一。公司的業(yè)務(wù)范圍包括電力熱力產(chǎn)品、銷售和分銷、電廠運(yùn)作與維修服務(wù)、以及其他與能源相關(guān)的服務(wù)。同時(shí),Fotum 公司也是北歐地區(qū)最大的電力傳輸、銷售和區(qū)域供暖公司,以及第二大電廠。

公司共有七個(gè)業(yè)務(wù)部門。過去,各業(yè)務(wù)部門位都是通過電子表格的 方法準(zhǔn)備各自的年度預(yù)算。為了尋求更為現(xiàn)代化的方法,確保向整個(gè)企業(yè)內(nèi)提供關(guān)鍵的規(guī)劃、預(yù)算和預(yù)測數(shù)據(jù),Fortum 公司更換使用了IBM Cognos Planning Analytics軟件,從而建立更為快速、有效的規(guī)劃流程。 現(xiàn)在,企業(yè)內(nèi)的各業(yè)務(wù)單位通過使用 Planning 軟件,對每月的匯報(bào)流 程提供支持,并為本年的預(yù)測活動收集數(shù)據(jù)。Fortum 公司的總會計(jì)師 Mika Sappinen 認(rèn)為,公司已經(jīng)順利地拓展了 Planning 軟件的用途。 “通過加快流程、提高效率,公司已經(jīng)從中獲取到最大利益。”他說 道,“它可以隨時(shí)提供最新信息,這顯然是一大進(jìn)步。企業(yè)內(nèi)的所有員工 都可以迅速獲取數(shù)據(jù)。人人都能訪問相同的信息和結(jié)構(gòu)。現(xiàn)在,我們能 夠輕松地比較實(shí)際結(jié)果、前一年的預(yù)測以及預(yù)算?！?/span>

其他企業(yè)可能會選擇另外的方法。例如通過平衡計(jì)分卡和六西格瑪法, 幫助企業(yè)所有員工創(chuàng)建并連接戰(zhàn)略目標(biāo)。利用績效計(jì)分卡等軟件工具, 可以極大地促進(jìn)整個(gè)企業(yè)系統(tǒng)內(nèi)的交流。另外還需要注意,不斷重復(fù)某 一信息,如有關(guān)金喜正規(guī)買球或戰(zhàn)略目標(biāo)的信息,可以幫助加深員工的印象和認(rèn)識:因此,關(guān)于績效的關(guān)鍵信息在企業(yè)內(nèi)散播越廣、理解越深,就越 能得到員工的接受和進(jìn)一步深化。

通過頻繁地重復(fù),可以使清晰的信息得到進(jìn)一步地深化。盡管信息的交流方式各不相同,但都需要人們對其進(jìn)行傳遞和深化。

關(guān)于IBM Cognos 績效管理創(chuàng)新中心

IBM 在北美、歐洲和亞太地區(qū)成立的 IBM Cognos 績效管理創(chuàng)新中心, 旨在幫助人們理解可行的規(guī)劃和績效管理技巧、技術(shù)以及實(shí)踐。創(chuàng)新中心致力于轉(zhuǎn)變常規(guī)的績效管理實(shí)踐,推行“下一步實(shí)踐”,從而幫助降 低成本、簡化流程、提高生產(chǎn)力、促進(jìn)對機(jī)遇的快速響應(yīng),并加強(qiáng)管理能見度。

創(chuàng)新中心擁有來自全球的規(guī)劃、技術(shù)及績效管理專家,并與 3000 余位 IBM Cognos 客戶、學(xué)者、業(yè)界領(lǐng)導(dǎo)者及其他正在尋求加速采用、降低風(fēng)險(xiǎn),以及最大化績效管理實(shí)踐影響的公司合作。

關(guān)于 IBM Cognos 商業(yè)智能和績效管理

IBM Cognos 商業(yè)智能 (BI) 和績效管理解決方案為企業(yè)提供全球領(lǐng)先的 企業(yè)規(guī)劃、合并和 BI 軟件、以及相關(guān)支持和服務(wù),幫助企業(yè)規(guī)劃、理解并 管理財(cái)務(wù)和運(yùn)營績效。通過綜合利用技術(shù)、分析應(yīng)用程序、最佳實(shí)踐以及廣泛的合作伙伴網(wǎng)絡(luò),IBM Cognos 解決方案為客戶提供了一個(gè)開放的、 具有適應(yīng)性的、完整的績效管理解決方案。全球超過 135 個(gè)國家或地區(qū)的23000 余名客戶選擇使用 IBM Cognos 解決方案。

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